Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ giúp việc quản lý các file tài liệu của bạn trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. Từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn một số phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ tốt nhất hiện nay. Mời các bạn cùng theo dõi!

Contents

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Quản lý văn bản là quá trình các công ty, doanh nghiệp tổ chức thực hiện quản lý hệ thống tài liệu đến và đi của doanh nghiệp theo trình tự và nguyên tắc nhất định. Tuy nhiên, nếu thực hiện quản lý bằng cách thủ công sẽ gây ra nhiều khó khăn nếu phải quản lý số lượng lớn hồ sơ, tài liệu.

Do đó, nhiều công ty đã nghiên cứu và cho ra đời các ứng dụng quản lý văn bản trên máy tính, điện thoại. Việc áp dụng công nghệ giúp việc quản lý tài liệu trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý hồ sơ là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân loại, quản lý giấy tờ, công văn, tài liệu. Từ đó tiết kiệm thời gian và tăng năng suất cũng như hiệu quả làm việc.

Tổng hợp các phần mềm quản lý văn bản, tài liệu tốt nhất

Phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ CloudOffice

Đây là ứng dụng quản lý hồ sơ, tài liệu, văn bản chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay. CloudOffice được thiết kế khoa học với đầy đủ tính năng giúp trao đổi thông tin, điều hành việc quản lý tài liệu trực tuyến. Dưới đây là các tính năng chính của phần mềm:

Hỗ trợ việc in sổ, thống kê báo cáo.
Phân loại văn bản theo từng chủ đề để phù hợp với tổ chức, cơ quan.
Đính file nội dung văn bản kèm tiêu đề của văn bản.
Gửi văn bản đến các đơn vị cấp dưới hoặc đơn vị khác.
Hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện phê duyệt, xử lý tài liệu ngay trên phần mềm.
Phân hệ cá nhân sử dụng, tạo lập nhiều tính năng riêng.
Điều hành công việc từ xa thông qua kết nối internet.

Tải phần mềm: Tại đây

Phần mềm DocEye

Ứng dụng quản lý hồ sơ, văn bản này được tích hợp nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc thực hiện giám sát, quản lý tài liệu. DocEye được xem là giải pháp hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.

Phần mềm này được đánh giá cao nhờ sở hữu các tính năng vượt trội như:

Hỗ trợ người dùng chỉnh sửa, cập nhật từ file tài liệu cá nhân.
Thu nhận và phân loại thông tin tài liệu.
Đồng bộ thư mục và chia sẻ tài liệu đến các phòng ban trong công ty.
Bảo mật thông tin và phân quyền cho người dùng.
Tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu quả khách hàng về việc quản lý hồ sơ, tài liệu.
Nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí quản lý.
Tích hợp bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp.

DocEye có hỗ trợ bản dùng thử miễn phí. Sau đó, các bạn có thể lựa chọn một trong các gói sau:

Gói ONLINE STANDARD: 10.000.000 VNĐ/năm.
Gói ONLINE BUSINESS: 20.000.000 VNĐ/năm.
Gói ONLINE PREMIUM: 30.000.000 VNĐ/năm.

Tải phần mềm: Tại đây

Phần mềm codedao.com

Thay vì phải đau đầu khi quản lý văn bản dưới dạng giấy tờ, các bạn có thể sử dụng phần mềm codedao.com. Đây là ứng dụng hỗ trợ việc lưu trữ và tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác.

Một số tính năng nổi bật của Codedao.com gồm:

Tra cứu công văn, văn bản, tài liệu theo từng tiêu chí như: ký hiệu, loại văn bản, nội dung tóm tắt, nơi ban hành, ngày ban hành,…
Giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng.
Tra cứu nhanh các công văn, tài liệu, văn bản từ trước đến nay.
Lưu trữ công văn theo file đính kèm.
Phục hồi và sao lưu dữ liệu.

Tải phần mềm: Tại đây

Phần mềm quản lý văn bản hiệu quả – DMS Lạc Việt

Để lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả, các bạn có thể nhờ tới sự hỗ trợ của phần mềm Lạc Việt DMS. Ứng dụng này tuân thủ quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành. Nó cung cấp nhiều giải pháp giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Phần mềm này tích hợp nhiều tính năng nổi bật như:

Phân quyền người dùng theo từng cấp bậc nhằm bảo mật tài liệu.
Hỗ trợ việc quản lý, tìm kiếm, lưu trữ và xử lý tài liệu, văn bản, hồ sơ chuyên nghiệp, khoa học và đơn giản hơn.
Cho phép người dùng đăng ký sử dụng hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến.
Tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi trả, ghi mượn từ đó hỗ trợ bộ phận thủ thư thực hiện các nghiệp vụ nhanh chóng.
Tài liệu, văn bản, hồ sơ được quản lý theo nhiều kho khác nhau.
Giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng.

Tải phần mềm: Tại đây

Phần mềm quản lý hồ sơ Faceworks

Đây cũng là ứng dụng quản lý hồ sơ được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Nhờ có Faceworks, việc lưu trữ, sắp xếp tài liệu, giấy tờ, văn bản nhanh chóng và thuận tiện hơn. Ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng nổi bật như:

Quản lý tài liệu, hồ sơ khoa học, chuyên nghiệp theo từng loại văn bản, sắp xếp thống kê theo từng chủ đề.
Không giới hạn số lượng lưu trữ tài liệu.
Tài liệu được lưu trữ có tính bảo mật cao.
Tìm kiếm, truy cập hồ sơ, tài liệu dễ dàng, nhanh chóng.
Cập nhật văn bản đến – đi và thống kê văn bản theo thời gian ngày, tháng, năm.
Tích hợp tính năng cảnh báo qua Email, SMS,….

Tải phần mềm: Tại đây

Phần mềm IBOM

IBOM cũng là ứng dụng hỗ trợ quản lý tài liệu, hồ sơ hàng đầu hiện nay. Phần mềm này cho phép người dùng truy cập và tra cứu thông tin văn bản đến – đi. Đồng thời quản lý việc lưu trữ tài liệu.

IBOM tích hợp các tính năng hữu ích như:

Tự động lưu sổ văn bản phát hành, tích hợp sổ đến phòng, ban của đơn vị.
Lưu vết và theo dõi quá trình xử lý văn bản.
Luân chuyển xử lý văn bản theo quy trình vận hành của công ty.
Hỗ trợ người dùng tiếp nhận thông báo, văn bản chỉ đạo.
Tìm kiếm full text theo nội dung file đính kèm.

Tải phần mềm: Tại đây

Phần mềm quản lý tài liệu EFY

Ứng dụng này hỗ trợ quản lý và điều hành quá trình quản lý tài liệu tại các cơ quan hành chính nhà nước. EFY hỗ trợ số hóa công tác quản lý văn bản, thu thập và lưu trữ thông tin đảm bảo hiệu quả công việc tốt nhất.

Dưới đây là một số tính năng chính của phần mềm:

Lưu trữ không giới hạn văn bản, tài liệu.
Tiết kiệm chi phí, thời gian quản lý.
Giao diện phần mềm thiết kế đơn giản, dễ sử dụng.
Quản lý, thu thập, tra cứu, khai thác, báo cáo thống kê dữ liệu nhanh chóng.
Người dùng được phân quyền sẽ gửi thông báo đến cán bộ công nhân viên trong cơ quan.

Tải phần mềm: Tại đây

Phần mềm quản lý văn bản EBizOffice

Ứng dụng này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc lưu trữ và tra cứu tài liệu, văn bản một cách nhanh chóng, hiệu quả. EBizOffice đáp ứng được mọi yêu cầu về việc quản lý tài liệu, đồng thời cho phép người dùng tra cứu văn bản theo nhiều tiêu chính như: ký hiệu, loại văn bản, nơi ban hành, ngày ban hành,…..

Giao diện EBizOffice đơn giản, dễ sử dụng. Do đó người dùng dễ dàng thao tác và làm quen. Thậm chí, ngay cả những người “mù” công nghệ vẫn có thể tiếp cận và sử dụng thành thạo.

Tải phần mềm: Tại đây

Phần mềm C-Office

Với hơn 20 tính năng được tích hợp, C-Office là ứng dụng quản lý tài liệu, hồ sơ hàng đầu dành cho các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay. Phần mềm này có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, quy trình quản lý tài liệu chuyên nghiệp mang lại hiệu quả công việc cao.

Một số tính năng nổi bật của C-Office bao gồm:

Quản lý hồ sơ, tài liệu và cho phép phân quyền quản lý, tìm kiếm, khai thác,…
Kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến – đi.
Phân quyền gửi thông báo đến nhân viên trong công ty.
Nhắc việc, thông báo và cảnh báo qua email.
Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung của cơ quan.

Tải phần mềm: Tại đây

Trên đây là tổng hợp 10 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ tốt chuyên nghiệp tốt nhất hiện nay. Mỗi ứng dụng đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Tùy theo nhu cầu sử dụng mà các bạn có thể lựa chọn phần mềm sao cho phù hợp nhất.