Hiện nay, dù kinh doanh bất cứ lĩnh vực nào cũng cần có những phần mềm quản lý chuyên nghiệp và phù hợp. Nó không chỉ đảm bảo tính chính xác trong quá trình tính toán, quản lý mà còn giúp công việc quản lý hiệu quả hơn, chuẩn xác, tiết kiệm công sức và thời gian. Với kinh doanh quán cafe cũng không phải ngoại lệ. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn một số phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất trên máy tính bạn có thể tham khảo.

Xem thêm: TOP 10 phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ tốt, dễ dùng

Contents

Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Khái niệm

Phần mềm quản lý quán cafe là một trong những phần mềm quản lý bán hàng tự động có nhiều tính năng như order, phụ vụ và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của một hay một chuỗi quán cafe. Với phần mềm này các chủ quán cafe có thể dễ dàng quản lý thông tin về hàng hóa, nhân viên, doanh thu và các hoạt động liên quan một cách dễ dàng, hiệu quả.

Hiện nay tại Việt Nam đang có khoảng 30% quán cafe sử dụng phần mềm quản lý bán hàng kiểu này. Số còn lại phần nhiều vì ngại thay đổi kiểu quản lý truyền thống, phần còn lại thì nghĩ như vậy vẫn ổn nên không đổi. Tuy nhiên, có rất nhiều quán có suy nghĩ thay đổi cách quản lý kinh doanh để mang đến hiệu quả cao hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn.

Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý quán cafe

Không phải ngẫu nhiên mà các phần mềm quản lý quán cafe lại được nhiều chủ hàng, chủ doanh nghiệp ưa chuộng và phát triển như vậy. Có được điều này là bởi nó có nhiều tính năng và lợi ích tốt nhất cho các doanh nghiệp, phải kể đến như:

Bán hàng, in hóa đơn nhanh chóng

Phần mềm sẽ giúp nhập order của khách hàng rồi báo đến bộ phận quầy bar để thực hiện món. Hoặc một số phần mềm cũng có tính năng order món tại quầy, nhân viên dùng màn hình cảm ứng để nhập cho khách, in hóa đơn và thu tiền một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp kiểm soát thông tin order, hóa đơn và tiền thu được một cách dễ dàng, tránh gian lận.

Ngoài ra, phần mềm quản lý cũng sẽ giúp bộ phận pha chế không bị sót đồ của khách, đảm bảo quá trình làm việc từ khi order đến khi mang món ra cho khách được chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất.

Báo cáo doanh thu từ xa chi tiết, chặt chẽ

Báo cáo trong kinh doanh đóng vai trò lớn trong việc quản lý và vận hành quán. Từ hàng hóa, nguyên liệu nhập vào đến lượng khách hàng sẽ được hiển thị chi tiết nhất. Các báo cáo này sẽ giúp nhà quản lý đưa ra được nhiều chiến lược kinh doanh tốt nhất và đảm bảo quản lý chặt chẽ mọi chi tiêu, đầu việc, nhân viên trong quán.

Đặc biệt, một số phần mềm online còn giúp chủ quán kiểm soát được tình hình kinh doanh từ xa, mọi lúc mọi nơi một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, phòng bàn

Bạn có thể dễ dàng quản lý được danh sách bàn tại quán, giá bán các sản phẩm và phân phòng theo khu vực hay theo giờ. Việc thay đổi giá bán cũng dễ dàng hơn chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy. Bạn có thể import từ bảng excel một cách nhanh chóng thay vì phải nhập tay từng số liệu. Ngoài ra, mỗi sản phẩm sẽ có hình ảnh hàng hóa và thông tin rõ ràng, dễ nhìn. Điều này giúp người quản lý và nhân viên trực tiếp làm việc dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Phân quyền nhân viên

Các phần mềm quản lý thường có chế độ phân quyền nhân viên dành cho chủ quán. Tính năng này sẽ giúp đảm bảo các bí mật kinh doanh, đặc biệt là về doanh thu một cách hiệu quả. Người chủ có thể dựa trên tính năng này để phân quyền quản lý cho từng nhân viên mà không cần quá lo các vấn đề bảo mật kinh doanh.

Quản lý chi phí

Với các phần mềm quản lý, việc quản lý chi phí vô cùng dễ dàng và chi tiết. Bất kỳ khoản chi nào từ cửa hàng, nhân viên hay người quản lý cũng sẽ được nhập vào một cách rõ ràng. Khi kết hợp với doanh thu của cửa hàng thì thông tin về dòng tiền cụ thể sẽ được báo cáo chi tiết. Bạn cũng có thể quản lý được công nợ của cửa hàng dễ dàng hơn. Các chi phí vận hành cũng được thể hiện rõ. Thông qua đó người quản lý sẽ biết được tình hình kinh doanh của quán và đưa ra được các quyết định sáng suốt nhất.

Quản lý kho hàng quán cafe

Khi kinh doanh quán cafe, ngoài quản lý doanh thu thì người quản lý cần phải chú ý đến việc quản lý kho hàng. Làm sao để nhân viên làm đúng công thức, không gây thất thoát nguyên liệu và có thể kiểm soát được vấn đề này. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng phần mềm quản lý. Nó sẽ giúp bạn tính toán, thiết lập định lượng một cách phù hợp, từ đó giúp quản lý tương đối chính xác nhất được kho hàng của quán.

Quản lý chuỗi cửa hàng Cafe

Chuỗi cửa hàng cafe là hình thức kinh doanh được nhiều người lựa chọn. Khi kinh doanh chuỗi cửa hàng bạn cần có hệ thống đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ từ khâu quản lý hàng hóa, nhân viên, chi phí và báo cáo. Để có thể thực hiện được những điều này thì rất cần đến phần mềm quản lý quán cafe. Các phần mềm sẽ giúp bạn làm việc và quản lý nhiều nhà hàng cùng lúc hiệu quả hơn, chuẩn hơn.

TOP 9 phần mềm quản lý quán cafe miễn phí tốt nhất trên máy tính

IPOS

Nếu bạn kinh doanh quán cafe vừa và nhỏ thì IPOS là phần mềm rất phù hợp với bạn. Phần mềm hỗ trợ người dùng order món, kiểm kê nguyên liệu, báo cáo doanh thu, công nợ,…. Ngoài ra, chủ quán có thể dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh từ xa mà không cần đến trực tiếp quán.

Tính năng nổi bật:

Hỗ trợ gọi món, tính tiền, in hóa đơn
Quản lý nguyên liệu xuất nhập của quán
Báo cáo doanh thu chi tiết, báo cáo công nợ, lợi nhuận của quán chính xác
Đồng bộ hóa dữ liệu trên các thiết bị như laptop, điện thoại, máy POS,….
Có các thao tác bỏ hay đổi món, lịch sử xóa đơn,….
Quản lý nguyên liệu theo định lượng công thức pha sẵn
Hỗ trợ tính tiền nhanh chóng, chính xác
Quản lý đơn hàng, doanh thu chặt chẽ
Theo dõi sát sao các hoạt động của quán và có báo cáo đầy đủ.

Tải IPOS: Windows – Android – iOS

PosApp

PosApp là một trong những phần mềm quản lý hàng cafe rất thông dụng hiện nay. Nó giúp quản lý các hoạt động như bán hàng, chuyển hóa đơn đến nơi pha chế, nhận đơn, xuất – nhập kho, thu chi theo kì, thông tin khách hàng,…. Phần mềm phù hợp với những mô hình kinh doanh như xe đẩy bán take away, quán cafe bình dân,….

Tính năng nổi bật:

Dễ kiểm soát xuất – nhập nguyên liệu và hàng hóa của quán
Đồng bộ hóa dữ liệu trên điện thoại, máy tính, máy POS cầm tay,….
Quản lý báo cáo ca làm việc của nhân viên
Có các báo cáo bán hàng, kho từng chi nhánh trên 1 tài khoản duy nhất
Hỗ trợ các hoạt động bán hàng, nhận đơn, chuyển đơn, thu chi, thông tin khách hàng
Hoạt động dễ dàng ngay cả khi không có internet
Cập nhật tình hình kinh doanh, thu chi
Quản lý tiền thu theo ca hay nhân viên
Phân quyền nhân viên
Quản lý chi tiết cả những hóa đơn bị hủy

Bạn có thể dùng thử miễn phí phần mềm trong 14. Sau đó các gói trả phí sẽ như sau:

Gói cơ bản: 120.000đ/tháng giới hạn 3000 đơn hàng/tháng, không hỗ trợ quản lý tồn kho và thu chi
Gói phổ biến: 170.000đ/tháng, không giới hạn đơn hàng, có hỗ trợ quản lý tồn kho và thu chi

Tải PosApp: Windows – Android – iOS

KiotViet

KiotViet là một trong những phần mềm quản lý bán hàng nổi tiếng hàng đầu hiện nay. Với quy trình vận hành đơn giản, chuyên nghiệp, chủ quán có thể sử dụng phần mềm ở bất cứ nơi đâu, trên điện thoại, máy tính, máy POS,… vô cùng tiện lợi. Ngoài ra, KiotViet còn hỗ trợ bán hàng, nhận đơn, chuyển đơn, quản lý thu chi,… chi tiết và nhanh chóng

Tính năng nổi bật:

Quản lý hàng tồn kho thông qua các chỉ số được cập nhật
Sắp xếp đơn theo thứ tự
Phục vụ khách hàng với menu điện tử
Hỗ trợ thu ngân tính tiền chính xác, nhanh chóng
Hỗ trợ quản lý từ xa
Quản lý thu chi, công nợ,….
Có báo cáo thống kê chi tiết

Bạn có thể sử dụng phần mềm miễn phí trong 10 ngày. Sau đó mức phí sẽ như sau:

Gói hỗ trợ: 180.000 VNĐ/tháng, cho mô hình kinh doanh nhỏ, người bắt đầu kinh doanh hoặc bán hàng online, giới hạn cho 1 quán cà phê tối đa 3 người dùng.
Gói chuyên nghiệp: 250.000 VNĐ/tháng, dành cho những mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, giới hạn cho 1 quán cà phê không giới hạn người dùng. Trả thêm 180.000đ/tháng cho 1 chi nhánh.

Tải KiotViet: Windows – Android Bán hàng | Quản lý – iOS Bán hàng | Quản lý

POS365

POS365 sẽ hỗ trợ order, thu ngân tính tiền, in hóa hóa đơn nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm còn giúp quản lý và kiểm soát tốt thu chi, mức độ tiêu hao nguyên liệu của quán,….

Tính năng nổi bật:

Có màn hình order cho khách hàng phân theo loại, nhóm
Dữ liệu đồng bộ trên nhiều thiết bị giúp quản lý dễ dàng
Dễ thực hiện các thao tác như ghép bàn, chuyển bàn, đổi món,….
Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng chính xác
Hỗ trợ quản lý từ xa trên nhiều thiết bị
Sắp xếp đơn theo thứ tự khách hàng
Quản lý thu chi, công nợ chính xác
Có báo cáo thống kê chi tiết tình hình kinh doanh của quán

Tải POS365: Windows – Android – iOS

Cukcuk

Cukcuk là một trong những phần mềm quản lý rất phù hợp với các quán cafe nhỏ. Nó giúp bạn điều hành quán mọi lúc mọi nơi dễ dàng, kiểm soát tốt lượng khách hàng mỗi ngày, công suất phục vụ của nhân viên, doanh thu quán, sự cố,….

Tính năng nổi bật:

Giới thiệu và ghi món nhanh chóng
Hỗ trợ các thao tác ghi chú món, hủy món, chuyển bàn, tách/gộp hóa đơn,…
Kiểm soát nguyên liệu xuất nhập chi tiết, rõ ràng
Sắp xếp thứ tự đơn của khách
Tự lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu
Hỗ trợ quản lý từ xa
Hỗ trợ tính tiền thu ngân
Quản lý chi tiêu, lợi nhuận và công nợ
Hoạt động cả khi ngoại tuyến

Bạn có thể sử dụng miễn phí trong 15 ngày và trả 99.000đ/tháng

Tải Cukcuk: Windows – Android – iOS

Mona Media

Đây là phần mềm quản lý quán cafe được xây dựng trên nền tảng lập trình mạnh mẽ, ổn định. Nó giúp quản lý chi tiêu, thu ngân, quản lý tồn kho, chất lượng nguyên liệu,…. Mona Media có thể sử dụng cho mọi quán cafe hiện nay.

Tính năng nổi bật:

Ghi nhận và theo dõi thông tin, hoạt động xuất, nhập của kho hàng
Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại, máy tính bảng, máy POS, laptop,….
Khả năng tính tiền tự động chính xác
Có báo cáo thống kê chi tiết, xác thực,….
Hỗ trợ lưu trữ thông tin, tạo hồ sơ từng khách hàng

Tải: Mona Media

LOYVERSE

LOYVERSE hỗ trợ quản lý quán cafe với nhiều tính năng như đặt hàng, quản lý kho, nhân viên, phân tích kinh doanh, chương trình khách hàng trung thành,…. Phần mềm giúp quá trình quản lý dễ dàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Tính năng nổi bật:

Hỗ trợ quản lý từ xa trên nhiều thiết bị
Quản lý đơn hàng với nhiều thao tác như tách/gộp đơn, di chuyển các mục giữa đơn
Theo dõi hiệu suất và thời gian làm việc của nhân viên
Gán hóa đơn tại bàn quán
Kiểm soát nguyên liệu xuất nhập của quán
Quản lý thu chi, công nợ chính xác, chi tiết
Báo cáo thống kê tình hình kinh doanh của quán

Tải LOYVERSE: Windows – Android – iOS

DRS Manager

Với DRS Manager, bạn có thể quản lý việc đặt món, ghi chú, đổi món, các thao tác gộp hay tách hóa đơn,…. Ngoài ra, chủ quán có thể quản lý tình hình kinh doanh tại quán từ xa dễ dàng với điện thoại, máy tính,….

Tính năng nổi bật:

Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ dữ liệu trên các thiết bị như điện thoại, máy tính, máy POS,….
Hỗ trợ các thao tác như thêm món, chuyển bàn, gộp/tách đơn,…
Quản lý kho hàng chặt chẽ
Tổng hợp thu chi và có báo cáo chi tiết
Hỗ trợ tính tiền nhanh chóng, chính xác.

Bạn có thể dùng thử phần mềm miễn phí trong 15 ngày sau đó các gói dịch vụ sẽ gồm:

Gói tiết kiệm: 2.000.000 VNĐ.
Gói tiêu chuẩn: 3.500.000 VNĐ.
Gói chuyên nghiệp: 5.000.000 VNĐ

Tải DRS Manager: Windows – DRS Staff cho Android – DRS Kitchen cho Android

Polaris FnB

Polaris FnB là một trong những phần mềm quản lý quán cafe được nhiều người dùng nhất hiện nay. Nó có giao diện thân thiện, dễ dùng, nhiều tính năng vượt trội như gọi món, nhân đơn, quản lý doanh thu, quản lý số bàn,….

Tính năng nổi bật: